Відео: як написати аналітичну записку і створити посилання 002
аналітична записка - особливий вид службової документації. Її основна мета - привернути увагу керівника до певної проблеми. У ній викладаються пропозиції щодо подолання кризової ситуації, перераховуються основні напрямки та етапи діяльності. Аналітичну записку не можна плутати з аналітичним звітом. Перша намічає перспективу розвитку подій, другий дає оцінку результатів проведених заходів. У кожній організації існують власні вимоги щодо складання внутрішніх документів. Однак, будь-яка аналітична записка містить такі частини, як вступ, основна частина, висновок, додатки.
Інструкція
1
Вступ
У цій частині аналітичної записки ви повинні вказати на важливість проблеми, з приводу якої звертаєтеся до керівника. Чітко сформулюйте причини свого неспокою, оцініть отриманий організацією шкоди. Перерахуйте джерела інформації і методи аналізу, які ви використовували. Визначте гранично допустимі терміни вирішення проблеми.
Наприклад, ви є начальником відділу продажів рекламних площ в журналі. В останні три місяці обсяг проданої реклами поступово знижується, хоча ваші співробітники сумлінно трудяться. Ви розумієте, в чому причина, але вирішити ситуацію самостійно не можете.
У вступі аналітичної записки напишіть про те, що ви виявили зниження рівня продажів, провели аналіз ситуації (перевірили плани і звіти відділу, поспілкувалися з кожним співробітником, організували внутрішнє нараду), пропрацювали конкретні ідеї, які і уявляєте на схвалення керівникові.
У цій частині аналітичної записки ви повинні вказати на важливість проблеми, з приводу якої звертаєтеся до керівника. Чітко сформулюйте причини свого неспокою, оцініть отриманий організацією шкоди. Перерахуйте джерела інформації і методи аналізу, які ви використовували. Визначте гранично допустимі терміни вирішення проблеми.
Наприклад, ви є начальником відділу продажів рекламних площ в журналі. В останні три місяці обсяг проданої реклами поступово знижується, хоча ваші співробітники сумлінно трудяться. Ви розумієте, в чому причина, але вирішити ситуацію самостійно не можете.
У вступі аналітичної записки напишіть про те, що ви виявили зниження рівня продажів, провели аналіз ситуації (перевірили плани і звіти відділу, поспілкувалися з кожним співробітником, організували внутрішнє нараду), пропрацювали конкретні ідеї, які і уявляєте на схвалення керівникові.
2
Основна частина
Тут потрібно максимально докладно розглянути всі аспекти проблеми і по кожному з них запропонувати спосіб вирішення.
Виділіть в тексті підрозділи за кількістю пропозицій, назвавши їх коротко, але ясно. У кожному викладіть спочатку негативну сторону, потім власне суть змін, а також передбачувані матеріально-технічні витрати і розподіл обов`язків серед співробітників.
Розмістіть пропозиції по мірі убування важливості або в хронологічному порядку.
Приводьте якомога більше деталей. Цим ви покажете високу ступінь володіння ситуацією і рівень опрацювання проблеми. Перераховуйте аргументи і підтверджують розрахунки. Тут же ви можете послатися на позитивний досвід, відомий в даній сфері.
Для підвищення об`єктивності аналітичної записки приведіть дані (відомості, інформацію), отримані з інших структурних підрозділів організації.
У наведеному вище прикладі основна частина аналітичної записки може містити пропозицію про введення нової тематичної рубрики "Побутова техніка". Для цієї рубрики будуть знайдені рекламодавці на тривалий період. До створення текстів рекламного та інформаційного характеру передбачається залучити штатних журналістів.
Так само може бути висунуто пропозицію про виділення співробітникам відділу службового автомобіля для відвідування віддалених офісів клієнтів, що скоротить втрати робочого часу і витрати на проїзд. Цю тезу слід підтвердити розрахунками, отриманими в бухгалтерії.
Тут потрібно максимально докладно розглянути всі аспекти проблеми і по кожному з них запропонувати спосіб вирішення.
Виділіть в тексті підрозділи за кількістю пропозицій, назвавши їх коротко, але ясно. У кожному викладіть спочатку негативну сторону, потім власне суть змін, а також передбачувані матеріально-технічні витрати і розподіл обов`язків серед співробітників.
Розмістіть пропозиції по мірі убування важливості або в хронологічному порядку.
Приводьте якомога більше деталей. Цим ви покажете високу ступінь володіння ситуацією і рівень опрацювання проблеми. Перераховуйте аргументи і підтверджують розрахунки. Тут же ви можете послатися на позитивний досвід, відомий в даній сфері.
Для підвищення об`єктивності аналітичної записки приведіть дані (відомості, інформацію), отримані з інших структурних підрозділів організації.
У наведеному вище прикладі основна частина аналітичної записки може містити пропозицію про введення нової тематичної рубрики "Побутова техніка". Для цієї рубрики будуть знайдені рекламодавці на тривалий період. До створення текстів рекламного та інформаційного характеру передбачається залучити штатних журналістів.
Так само може бути висунуто пропозицію про виділення співробітникам відділу службового автомобіля для відвідування віддалених офісів клієнтів, що скоротить втрати робочого часу і витрати на проїзд. Цю тезу слід підтвердити розрахунками, отриманими в бухгалтерії.
3
висновок
Сформулюйте основні висновки по кожному підрозділу основної частини. Однак, прямих повторень головного тексту постарайтеся уникнути. У той же час стежте за тим, щоб в тексті ув`язнення не виявилися раптово пропозиції, які не вказані в основній частині.
Будьте короткі, але переконливі. Один висновок не може суперечити іншому. І всі вони повинні бути логічні й містити позитивний прогноз на найближче майбутнє.
У заключній частині вже розглянутого прикладу буде міститися висновок про вплив нової рубрики на збільшення продажу реклами. Прогнозні цифри можуть виглядати так: планується залучити 5 рекламодавців строком на 6 місяців з бюджетом 50 тис. Р.
Сформулюйте основні висновки по кожному підрозділу основної частини. Однак, прямих повторень головного тексту постарайтеся уникнути. У той же час стежте за тим, щоб в тексті ув`язнення не виявилися раптово пропозиції, які не вказані в основній частині.
Будьте короткі, але переконливі. Один висновок не може суперечити іншому. І всі вони повинні бути логічні й містити позитивний прогноз на найближче майбутнє.
У заключній частині вже розглянутого прикладу буде міститися висновок про вплив нової рубрики на збільшення продажу реклами. Прогнозні цифри можуть виглядати так: планується залучити 5 рекламодавців строком на 6 місяців з бюджетом 50 тис. Р.
4
додатки
Додаткові матеріали, зібрані в спеціальному розділі, підвищать достовірність ваших тверджень, проілюструють наведені відомості. У додатку можна розмістити таблиці, графіки, діаграми і інший наочний матеріал.
Додаткові матеріали, зібрані в спеціальному розділі, підвищать достовірність ваших тверджень, проілюструють наведені відомості. У додатку можна розмістити таблиці, графіки, діаграми і інший наочний матеріал.
Зверніть увагу
Оформлення аналітичної записки повинно бути виконано в єдиному стилі, прийнятому в організації. Обов`язково необхідно пронумерувати сторінки і додатки.
Як оформити вихід працівника з відпустки