Як все встигати?

"Цейтнот не повинен бути нормою життя. Він говорить про те, що ви не вмієте планувати свій час. Вчіться цьому!"
Оксана Чистякова

Тайм-менеджмент - це модно і сучасно. Подивіться спеціалізовані сайти: яких тільки навчальних програм по грамотному плануванню свого часу на них не пропонують. навчити "все встигати" обіцяють буквально за одне відвідування. Може бути, серед "учнів" і є такі здібні, які відразу після виходу з тренінгу починають вміло розпоряджатися робочим і особистим часом і знаходять відповідь на питання "як все встигати".

Їм пощастило, адже тайм-менеджмент дійсно корисна річ. Якщо освоїти цю науку, то в добі буде не 24, а 48 годин, тобто людина зможе встигати дуже багато. Не потрібно більше відкладати вивчення іноземної мови, навчання на автокурси і відвідування виставок. Життя стане більш цілеспрямованою і засяє новими фарбами. (Часто ми втрачаємо можливості через хронічної втоми. Влаштовуйте собі перепочинку. Про їх важливість читайте у статті "Відпочинок - необхідна частина людського життя" на сайті "сонячні руки")

Але навчитися грамотно планувати свій час і все встигати дано не кожному. Ви можете ходити на спеціалізовані курси хоч кожен день, уважно слухати гуру тайм-менеджменту і щиро вірити в свій успіх, а результату не буде. Чому? Існує безліч типів людей: іпохондрики, холерики, екстраверти і т.д. Всі вони діляться на дві категорії: раціонали і Ірраціонали.

Перших відрізняють пунктуальність, послідовність, прагнення до порядку. Люди, що володіють подібними рисами, з легкістю засвоюють тайм-менеджмент. Їм досить зрозуміти суть питання, щоб почати дотримуватися певних правил і досягати успіху.

Ірраціонали - повна протилежність раціональний. Вони імпульсивні, спонтанні, не терплять одноманітності, нелогічні. Як правило, ірраціональні представники творчих професій. Їм освоїти мистецтво тайм-менеджменту дуже важко, як не старайся. До числа цієї групи людей ставлюся і я. "Час не любить, коли його втрачають даремно", - говорив Генрі Форд. Правильне зауваження, з яким я повністю згодна, але ось як навчитися його грамотно розподіляти, щоб вистачало і на сім`ю, і на роботу, і на друзів, і на догляд за собою?

Я теж відвідувала тренінги з тайм-менеджменту. Дечому на них я все-таки навчилася, але в цілому результату не було. Поки мені на очі не попалася в одному журналі стаття психолога-консультанта, який веде заняття з планування часу. Вона змусила мене переглянути свій графік, проаналізувати його слабкі сторони і побудувати ефективну схему роботи і відпочинку. Не подумайте, що я перетворилася в робота, для якого головне - чіткий план і мета "все встигнути". Ні в якому разі я цього не хочу і вас не закликаю. Але коли я навчилася дбайливо ставитися до часу, його дійсно стало в добі 48 годин!

Я хочу поділитися загальними принципами тайм-менеджменту, який підійшов мені.

60 проти 40. Заведіть звичку планувати справи на наступний тиждень. Складайте список обов`язкових завдань, які потрібно виконати обов`язково. При цьому відведіть на них 60% свого часу, а 40% залиште на рішення непередбачених справ. Так ви вб`єте двох зайців: по-перше, коли у людини є чіткий план дій, він розуміє масштаб "лиха"- по-друге, закладені на несподівані завдання 40% часу додадуть впевненості в собі, так як ви будете розуміти, що якщо цейтнот трапиться, ситуація не вийде з-під контролю, графік справ не буде порушений. У тайм-менеджменті цей принцип називається "правило 60/40". Спочатку я поставилася до нього скептично: мовляв, закладати, по суті, ні на що 40% свого дорогоцінного часу! А раптом непередбаченого не станеться, навіщо ж мені втрачати стільки годин ?! Але я вирішила прислухатися до думки фахівців. Виявилося, що правило 60/40 дуже виручає. З`являється якийсь спокій, і все встигаєш. А 40% можна витратити на улюблене заняття! (Для мене це читання книг, особливо на тему любові. Я поділилася списком тих, які подобаються мені найбільше, на сайті "сонячні руки" тут)

"жаби" і "слони". Робочий день складається з великих ("слони) і маленьких ("жаби") Справ. Вони можуть бути простими, складними, незрозумілими, нудними і т.д. У будь-якому випадку, якими б вони вам не здавалися, виконувати їх доведеться. Щоб час витрачалося ефективніше, фахівці радять починати день з вирішення дрібних справ. Після їх успішного виконання ви відчуєте прилив енергії і сил. Адже ніщо не дає такої віри в себе, як результат своєї праці. З подібними позитивними емоціями взятися за велику справу буде набагато легше. Щоб теж впоратися з ним на "відмінно", Розбийте глобальне завдання на безліч маленьких і рухайтеся до наміченої мети.

Відео: Як все встигати: 10 правил тайм-менеджменту [Шпильки | Жіночий журнал]

Цейтнот насувається! Якщо уникнути цейтноту не вийшло, і ви відчуваєте, що до дедлайну залишаються лічені години, а нічого не зроблено, задайте собі наступні питання:

Чи можу я вирішити цю задачу іншим шляхом? Буває, що в стані стресу ми втрачаємо здатність тверезо міркувати і тим самим тільки посилюємо ситуацію. На моєму першому місці роботи я завжди з жахом чекала дня здачі номера газети до друку. Керівник нервував і змушував підлеглих перевіряти факти і цифри в статтях. В редакції творилася плутанина. Колеги бігали туди-сюди, телефон дзвонив, не без його участі. Як тут не розгубитися ?! І я вирішила піти іншим шляхом. Я заздалегідь просила всіх тих, хто надавав мені будь-яку інформацію, надсилати дані на е-мейл. Я роздруковувала їх і звіряла зі своїми статтями в день здачі номера. Це заощаджувало значну кількість часу. (А ще додало впевненості в собі. Якщо з самооцінкою у вас проблеми, замовте книгу Рашида Кірранова "Як стати впевненим у собі за 3 місяці". Вона допоможе вам повірити у власні сили)

Відео: 10 секретів мого тайм-менеджменту або як усе встигати? #AskRita

Завдання, яке мені потрібно вирішити, дійсно важлива і вимагає негайних дій або її виконання носить, швидше, бажаний характер? Часто буває, що керівник просить зробити незаплановану роботу в самий невідповідний момент. Підлеглі - люди підневільні, доводиться виконувати. Але якщо перед вами в даний час коштує понад глобальне завдання, не поспішайте її кидати і хапатися за доручення начальника. Вони всі різні, і ви напевно вже знаєте підхід до свого. Мій колишній керівник, наприклад, любив роздавати подібні непередбачені завдання в невідповідний момент. Більшість з них мало бажаний, але необов`язковий характер, і начальник тут же забував про них. Тому я доробляли важливі справи, а потім приступала до того, чим мене "навантажили". З іншим керівником завжди можна було відверто поговорити і попросити відкласти завдання через зайнятість. Завжди йшов на поступки. Більше половини проблем - в нашій голові. Начальники теж люди, головне - вміти аргументовано пояснити свою позицію.

Я можу передоручити завдання іншому? Багато людей соромляться просити про допомогу інших. В цьому немає нічого поганого. Якщо у вашого колеги є час, і він виконує ті ж функції, що і ви, чому б не звернутися до нього за підтримкою?

Цейтнот не повинен бути нормою життя. Він говорить про те, що ви не вмієте планувати свій час. Вчіться цьому!

І наостанок хочу дати ще кілька рекомендацій тим, хто вічно не встигає, але хоче все встигнути:

- якщо є можливість, працюйте на себе. Відмінний варіант для ірраціональний - фріланс. (До речі, на сайті "сонячні руки" є стаття на цю тему. називається "Як заробити гроші, сидячи вдома"). Це дозволить працювати в тому режимі, в якому вам зручно, уникаючи цейтнотів;

- Ірраціонали швидко втомлюються від одноманітності. Щоб усе встигнути, їм потрібно постійно перемикатися з однієї діяльності на іншу. Такий режим допомагає ірраціональний перебувати в бадьорому настрої і виконувати обов`язки з творчим підходом. Тому фахівці з тайм-менеджменту рекомендують їм братися за кілька проектів відразу.

Не сваріть себе, якщо планувати час буде виходити з великими труднощами. Але і не потурайте власним бажанням відкласти всі за звичкою на потім. Згадайте власні відчуття, коли здається, що стільки часу витрачено даремно, а нічого не зроблено. Адже вони неприємні, правда? Навіщо ж повторювати одні й ті ж помилки? Цінуйте своє життя, вона у вас одна.

Бажаю успіхів в тайм-менеджменті!